在這方面，舞臺搭建不僅僅是一個平臺，它本身也是活動的一部分，所以舞臺搭建不是簡單的搭建一個平臺，而是促進活動本身。
因此，在將一個階段建成為一個綜合項目時，需要考慮以下幾個因素：
1、舞臺搭建要考慮舞臺的位置：對許多宣傳運動來說，舞臺搭建不僅僅是一個平臺，而是一個吸引公眾關注、限度地發(fā)揮宣傳效果的舞臺。這種活動應在當地繁華地區(qū)或名勝區(qū)搭建階段；
2、舞臺的位置應有利于參與者的聚集和疏散：由于許多商務活動都需要大量的參與者，因此舞臺搭建本身應該考慮參與者的交通問題。
只有快速、便捷的交通才能吸引盡可能多的觀眾參加展覽活動，從而達到舞臺搭建本身的效果；
3、舞臺搭建的設備問題：只有完善的設備才能使舞臺活下來，才能更有效地發(fā)揮舞臺作為宣傳平臺的作用。在這方面，燈光和音響效果是非常重要的。
由于現(xiàn)代聲電設備的發(fā)展，聲光可以產生良好的場景效果，并且可以根據現(xiàn)場效果的要求進行改變。因此，舞臺搭建注意聲電設備的使用。

舞臺搭建準備的工作：
1、勘察活動現(xiàn)場的天花板高度：在布置舞臺、燈光、視聽設備時，天花板高度有著至關重要的影響。舞臺背景拿LED顯示屏來舉例，需要根據層高來計算LED顯示屏安裝多大面積比較合適； 　　
2、調查現(xiàn)場是否有視線：從每個角度看房間，有沒有柱子、枝形吊燈和其他東西阻擋視線?你能從舞臺外的每個角度清楚地看到舞臺或大屏幕嗎?在構建階段之前，還考慮此問題；　　
3、根據實際情況規(guī)劃舞臺的數量和規(guī)模：對于小型企業(yè)來說，總數并不多，而且足以在年會上建立一個階段。但是大公司是不同的，數量是數百或數百，
因此多個階段或一個階段可能需要多個顯示。通過提前確定舞臺和背景屏幕的數量和方向，限度地利用空間； 　　
4、根據節(jié)目需求預估所需舞臺的尺寸：雖然年會是每個企業(yè)都會搞的活動，但是到底以什么形式，什么主題來做，卻是一件讓人費心的事。
有的企業(yè)可能就是玩?zhèn)€小游戲、抽個獎，形式比較簡單，但有的企業(yè)不一樣，他們會有各種表演活動，甚至有的企業(yè)會請的表演人員給大家表演節(jié)目。不同需求，對于舞臺寬度，大小以及背景屏幕的大小要求也不同。

舞臺搭建一定要考慮的5個因素：
1、活動再重要也抵不過安全重要，一個好的舞臺，先要考慮的就是安全問題了，其中基本的就是舞臺的牢固性，這關系著臺上臺下人員的安全，如果有什么不測，后果將會不堪設想；
2、舞臺照度是否飽和也是很重要，這里的會議會展公司的執(zhí)行人員通常都會配備照度表，在舞臺燈光搭建好過后，打開所有活動會用到的燈光，
在舞臺上測一下照度是否達標，如果會場不封閉，則要考慮活動進行中自然光的角度，以免對觀眾和舞臺上的人員造成炫目，除此之外，舞臺也不要設立在逆光的位置，
會對舞臺下攝影攝像造成影響，對舞臺上也會讓觀眾看不清其表演人員的妝容；
3、如果活動在晚上，由于桁架燈架的搭設，電線的隱藏也是非常重要的，盡量做到讓觀眾看不到更碰不到，不然不僅對舞臺的美觀度有影響，還是一個非常嚴重的安全隱患；
4、一個活動一定會有一個主題，舞臺一定要切合這個主題而設，能夠營造氣氛的舞臺才是一個好的舞臺；
5、舞臺一定不能太過平面化，要有層次感，同時也不能沒有美感，這是非常難得一點，做好這一點一定會有意外的收獲。

年會舞臺搭建一個的舞臺是事情，那么對于不是的舞臺搭建商，想要搭建一個的舞臺并不是一件很輕松的事情，年會舞臺的搭建前期需要準備很多材料。
下面就介紹下舞臺搭建需要哪些材料。
先您應該考慮是搭建什么類型的年會舞臺。
（1）按外形變化分:鏡框式舞臺、伸展式舞臺、旋轉型舞臺
（2）另外燈光部分，則有各種調光臺，電腦燈控制器，硅箱，各類燈光架及舞臺，背景框架等的選擇，然后視頻部分則有液晶拼接 ，
背投電視，彩電LED顯示屏，攝像/影機，錄相機等的選擇。
燈光的類型：面光、耳光、柱光（又稱側光）、頂光、逆光、橋光、腳光、天地排光、流動光、追光等
（3）在確定好搭建舞臺類型后，就考慮到舞臺、桁架、背景板布置了，然后就是舞臺器材的挑選。如舞臺音箱的選擇，舞臺燈光的選擇，視頻的選擇，
桌椅的選擇，遮陽傘的選擇，以及舞臺類型的選擇等。每一步都需要仔細分析，例如音箱部分，有音箱，周邊，話筒，音源等都需要經過仔細考慮。

眾所周知，會議場地類型之多，范圍之廣，對于其分類限定也有很多。
下面我們可根據以下幾個標準來對會議場地進行分類。
1、根據區(qū)域范圍分：會議場地和國家會議場地；
例如：在具有影響力的場所（如針對性事件召開的性會議的場地）；
2、根據根據空間范圍可分為：室內會議場地和室外會議場地；
3、根據會議場地面積分：大，中，小型會議場地。

會議的成敗，場地的選擇相當重要。會議策劃者在選擇會議場地時，
以下6個基本步驟都需考慮進去:
1、確定會議目的；
2、確定會議形態(tài)；
3、決定實質上的需求；
4、考慮與會者的期望；
5、選擇何種會議地點與設備；
6、評估選擇的正確性。